Die Herausforderung

Der manuelle Abgleich von physischen Lieferscheinen mit den ursprünglichen Bestellungen im Wareneingang war zeitaufwendig, ressourcenintensiv und fehleranfällig. Den Mitarbeitern fehlte eine effiziente Möglichkeit, komplexe Lieferdokumente schnell zu verarbeiten. Das händische Erfassen und Abgleichen von Mengenabweichungen, Qualitätsunterschieden und Ursprungsländern führte zu Verzögerungen bei der Einbuchung, fehlerhafter Dokumentation im ERP-System und Intransparenz in der Lieferkette.

Architektur und technische Umsetzung

Zur Etablierung eines automatisierten und intelligenten Wareneingangs haben wir eine maßgeschneiderte Lösung auf Basis moderner Künstlicher Intelligenz implementiert.

  • Ein kombiniertes visuelles und sprachliches Modell aus Vision- und Large-Language-Model liest komplexe, unstrukturierte Lieferscheine in unterschiedlichsten Layouts automatisiert aus und interpretiert die relevanten Fachdaten.
  • Ein intelligentes Logikmodul vergleicht die extrahierten Lieferscheindaten in Echtzeit mit der dazugehörigen Bestellung. Etwaige Abweichungen bei Liefermengen, Qualitätsmerkmalen oder Herkunftsländern werden sofort erkannt und dem Personal übersichtlich zur Prüfung vorgelegt, mit dem Menschen in der Schleife.
  • Die verifizierten und strukturierten Datensätze fließen über direkte API-Schnittstellen ohne manuelle Übertragungsarbeit sofort in das bestehende ERP-System ein.
  • Die Lösung erfasst fortlaufend Feedback aus dem operativen Betrieb, lernt aus manuellen Korrekturen und passt sich individuell an die spezifischen Lieferantenstrukturen und Bedürfnisse des Kunden an.

Geschäftlicher Mehrwert

  • Durch den Wegfall des händischen Abtippens steigt die Datenqualität im ERP-System deutlich. Nachgelagerte Abteilungen wie Produktion und Buchhaltung können sich auf valide Echtzeitdaten verlassen.
  • Der zeitaufwendige manuelle Abgleich entfällt nahezu vollständig. Mengen- und Qualitätsunterschiede sowie regulatorisch wichtige Metadaten wie Herkunftsländer für den Zoll werden präzise und in Sekundenbruchteilen dokumentiert.