Die SGB Energie GmbH verwaltet ihre Stammdaten heute automatisiert. Das interne SGB-Tool führt jede Nacht Stammdaten, Statusänderungen und offene Posten aus Lieferungen und Leistungen zusammen. Anschließend legt es die Daten in einem zentralen, historisierten Datenspeicher ab. Kundenservice, Vertrieb und Forderungsmanagement greifen rollenbasiert auf denselben Datenstand zu. Übertragungsfehler durch manuelles Abtippen entfallen.
Früher begann der Tag mit Excel-Berichten
Die Datenpflege bei der SGB Energie GmbH begann täglich mit denselben Excel-Berichten. Stammdaten und Forderungen lagen in Tabellen auf SharePoint. Bei jeder Statusänderung übertrug ein Mitarbeiter die Information von Hand aus einem System in das nächste. Mit wachsender Kundenzahl stiegen die Übertragungsfehler.
Die Ursache war eine fehlende Schnittstelle zwischen dem externen Prozess-Dienstleister und der internen Kundenverwaltung. Statusänderungen erreichten die internen Systeme deshalb verspätet. Bei Klärfällen blieb die Zuständigkeit unklar. Wöchentlich entstanden so 5 Stunden Abstimmungsaufwand ohne Mehrwert.
Alle Abteilungen sehen denselben Datenstand
Wir haben eine Anwendung entwickelt, die die Bestände beider Systeme nachts zusammenführt. Das SGB-Tool erfasst Stammdaten, Statusänderungen und offene Posten aus Lieferungen und Leistungen und stellt sie den Abteilungen rollenbasiert zur Verfügung. Die Mitarbeiter bedienen es ohne technisches Vorwissen und melden sich über Microsoft Entra ID an. Jeder Datenzugriff wird protokolliert.
Die offenen Posten bilden die Grundlage für das Forderungsmanagement. Sie zeigen, welche Forderungen aus Lieferungen und Leistungen offen sind und welche ausgeglichen wurden. Das Forderungsmanagement erkennt überfällige Posten sofort und steuert das Mahnwesen auf einer verlässlichen Datenbasis.
Weil niemand mehr Statusänderungen von Hand überträgt, entfällt die häufigste Fehlerquelle. Früher prüfte eine Servicekraft mehrere Tabellen und stimmte sich telefonisch mit dem Dienstleister ab. Heute liest sie den Lieferstatus direkt im SGB-Tool ab. Der konsolidierte Datenbestand dient als zentrale Grundlage für alle Auswertungen.
Drei Abteilungen arbeiten auf einer Datenbasis
Vertrieb, Kundenservice und Forderungsmanagement arbeiten heute auf einer gemeinsamen, aktuellen Datenbasis. Der Vertrieb sieht den Lieferstatus eines Kunden ohne Rückfrage beim Dienstleister. Das Forderungsmanagement erkennt überfällige Beträge am selben Tag und behält seine offenen Posten im Blick. Die zurückgewonnene Abstimmungszeit kommt der Kundenbetreuung zugute. Die Geschäftsführung wertet ihre Kennzahlen aus, ohne die Datenqualität vorher prüfen zu lassen.
